Podstawowym dokumentem, który uzyskuje wózek widłowy po dopuszczeniu do eksploatacji przez Urząd Dozoru Technicznego jest książka eksploatacji wózka widłowego. Książka ta jest zestawieniem dokumentów dotyczących pojazdu. Przede wszystkim informacji technicznych, dokumentacji odbiorczej oraz protokołów badań.
Właściciel użytkowanego pojazdu oprócz książki eksploatacji wózka widłowego powinien posiadać również dziennik konserwacji wózka widłowego. Ten, z kolei, stanowi zbiór przeglądów wózków widłowych oraz ich napraw. Zgodnie z zaleceniami Urzędu Dozoru Technicznego, jest to dokument przypisany do konkretnego urządzenia, co oznacza, że każdy pojazd powinien mieć swój własny, unikatowy dziennik konserwacji. Wpisy zawarte we wskazanym dokumencie są raz w roku sprawdzane podczas przeglądów wózka widłowego dokonywanych przez inspektorów z Urzędu Dozoru Technicznego.
Dopełnieniem dokumentacji wózka widłowego jest DTR, czyli dokumentacja techniczno-ruchowa. Może liczyć nawet kilkadziesiąt stron i stanowi niejako leksykon wiedzy na temat maszyny.
DTR jest obowiązkowym dokumentem, jaki powinna posiadać każda maszyna dopuszczona do eksploatacji na terenie Unii Europejskiej. Informacje zawarte w DTR powinny ułatwiać bezpieczną obsługę oraz prawidłowe wykonanie prac konserwacyjnych
Informacje jakie powinny się znajdować w dokumentacji techniczno-ruchowej:
- parametry techniczne wózka widłowego,
- dane ewidencyjne pojazdu,
- pełny wykaz wyposażenia,
- instrukcję użytkowania i obsługi pojazdu,
- instrukcję BHP,
- schematy układów,
- wykazy części zamiennych oraz zapasowych,
- instrukcję konserwacji i smarowania,
- normatywy remontowe.
Za brak DTR wózka widłowego, grożą kary finansowe.
